Head of Licensing

En tant que Head of Licensing, vous jouez un rôle crucial en veillant à ce que tous les collaborateurs opérationnels, techniques et autres, employés dans des cadres exigeant des licences et des certifications s’y conforment parfaitement, de sorte que leur employabilité soit garantie sans faille. En établissant et en gérant des processus précis pour les licences et les certifications, vous garantissez que seuls soient employés des collaborateurs qualifiés et qu’ils puissent également être repris sans risque dans la planification future.

Vous êtes le/la responsable central(e) de l’application correcte des réglementations nationales et internationales. Vous les transposez dans des plans opérationnels concrets et dans des normes de sécurité strictes.  Vous optimisez et automatisez des processus administratifs, en réduisant le risque d’erreurs au minimum et en maximisant l’efficience. Vous jouez également un rôle moteur dans la sélection et l’implémentation d’outils ou d’applications adéquats.

Vous êtes en outre un point de contact central pour les stakeholders internes et externes, y compris les autorités de surveillance. Vous assurez une communication et une coordination harmonieuses, ce qui est essentiel pour la continuité opérationnelle et pour la sécurité du trafic aérien.

Que fait un(e) Head of Licensing chez skeyes ?

La gestion des licences et des certifications :

• Créer et diriger une cellule spécialisée qui coordonne la gestion complète des licences, des certifications et des attestations pour le personnel opérationnel, technique et de support.
• Veiller à ce que toutes les exigences légales pour l’obtention, le maintien et le renouvellement des licences, des certifications et des attestations soient respectées, y compris les tests médicaux et les tests de compétence linguistique.
• Contrôler avec précision les règles en matière de fatigue et réagir de manière proactive aux changements dans la réglementation, afin de garantir la continuité des opérations.
• Informer le service Planning et l’organisme de formation de sorte que suffisamment d’heures opérationnelles soient planifiées et prestées et/ou que la formation nécessaire puisse être organisée à temps.
• Assumer la responsabilité formelle de ‘head of the skeyes ELPAC Lab’, comme prescrit dans les réglementations imposées (ELPAC concerne l’English Language Proficiency). Ce rôle consiste également à veiller à ce que skeyes conserve l’accréditation ELPAC, soit le point de contact pour Eurocontrol en ce qui concerne ELPAC et soit elle-même accréditée en tant qu’administrateur et évaluateur ELPAC. Le Head of Licencing veille à ce que l’équipe d’évaluateurs ELPAC soit et reste compétente.
• Organiser des tests réguliers pour détecter la consommation d’alcool et de drogues pendant le travail et prendre les mesures nécessaires.

Le développement et l’implémentation de processus :

• Etre responsable de la conception, de l’implémentation et du maintien des procédures relatives aux processus de délivrance des licences et de certification, en parfaite coordination avec le planning opérationnel et les parcours de formation.
• Assurer des flux de données fermés, de sorte que toutes les personnes concernées aient toujours accès à des informations précises et à jour sur les licences et certifications.

La promotion de la collaboration et le contrôle du respect de la réglementation applicable :

• Acquérir une connaissance approfondie des réglementations nationales et internationales applicables en matière de licences, de certifications et d’évaluations de compétences et travailler en étroite collaboration avec les départements de conformité et les autorités de surveillance externes. Cette collaboration est essentielle pour s’assurer qu’il n’y a pas de divergences entre les exigences opérationnelles et les obligations légales.
• Servir de point de contact pour l’autorité nationale de surveillance (Competent Licensing Authority) et veiller à ce que les départements concernés soient toujours préparés à des audits.

La transposition de la réglementation dans des  plans opérationnels :

• Transposer la réglementation complexe relative aux licences et certifications dans des plans pratiques et réalisables dans le contexte opérationnel.
• Développer et actualiser le Unit Competency Scheme (UCS) et veiller à l’intégration dans les méthodes de travail quotidiennes, de sorte que les titulaires de licences satisfassent aux exigences tant légales qu’organisationnelles.
• Superviser le maintien à jour des règlements internes en collaboration avec les équipes juridiques, les RH, les responsables de la formation et le (top) management.

L’optimisation et l’automatisation de processus administratifs :

• Viser en permanence l’optimisation et l’automatisation des processus administratifs liés à l’octroi de licences et à la certification.
• Fournir des informations pour des initiatives d’optimisation et d’automatisation, afin de minimiser les délais d’exécution et de réduire les erreurs, en préservant la sécurité et la conformité.

Point de contact central pour la coordination et la communication :

• Agir comme point de contact central pour des parties tant internes qu’externes pour ce qui a trait aux licences, aux certifications et aux qualifications.
• Veiller à un récapitulatif clair et à jour de l’état des licences et certificats, et assurer le transfert de connaissances aux titulaires de licence.
• Procéder à un réseautage actif et participer à des forums pour rester au courant des best practices et des améliorations.