Head of Licensing

Als Head of Licensing speel je een cruciale rol in het waarborgen dat alle operationele, technische en andere medewerkers die tewerkgesteld zijn in kaders waarin licenties en certificeringen vereist worden daar perfect aan voldoen zodat hun inzetbaarheid foutloos gegarandeerd is. Door het opzetten en beheren van nauwkeurige processen voor licenties en certificeringen garandeer je dat enkel gekwalificeerde medewerkers ingezet worden en ook in de toekomstige planning zonder risico’s opgenomen kunnen worden.

Je bent centraal verantwoordelijk voor een correcte toepassing van de nationale en internationale regelgevingen. Je vertaalt deze naar concrete, operationele plannen en strikte veiligheidsnormen.  Je optimaliseert en automatiseert administratieve processen, waardoor fouten worden geminimaliseerd en efficiëntie wordt gemaximaliseerd. Je bent daarbij ook sturende kracht bij de keuze en de implementatie van adequate tools of applicaties.

Daarnaast ben je een centraal aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders, waaronder toezichthoudende instanties. Je waarborgt vlotte communicatie en coördinatie, wat essentieel is voor de operationele continuïteit en veiligheid van het luchtverkeer.

Wat doet een Head of Licensing bij skeyes?

Het beheer van licenties en certificaties:

• Het opzetten en leiden van een gespecialiseerde cel die het volledige beheer van licenties, certificeringen en attesten coördineert voor operationeel, technisch en ondersteunend personeel.
• Het verzekeren dat aan alle wettelijke vereisten voor het verkrijgen, behouden en vernieuwen van licenties, certificeringen en attesten wordt voldaan, inclusief het afleggen van medische testen en taalvaardigheidstesten.
• Het nauwkeurig monitoren van fatigue-regels en proactief inspelen op veranderingen in regelgeving om operationele continuïteit te waarborgen.
• Het informeren van de planning-dienst en de training-organisatie zodat voldoende operationele uren gepland en gewerkt worden en/of de nodige training op tijd georganiseerd kan worden.
• De formele verantwoordelijkheid opnemen van ‘head of the skeyes ELPAC Lab’ zoals voorgeschreven in de opgelegde regulaties (ELPAC betreft English Language Proficiency). Deze rol houdt tegelijk in dat erover gewaakt wordt dat skeyes de ELPAC accreditatie behoudt, dat men aanspreekpunt is voor Eurocontrol betreffende ELPAC én dat men zelf geaccrediteerd geraakt als ELPAC administrator en assessor. De Head of Licencing waakt erover dat het team van ELPAC assessoren competent is en blijft.
• De organisatie van regelmatige testen om het gebruik van alcohol en drugs tijdens het werk op te sporen en de nodige maatregelen te treffen.

Het ontwikkelen en implementeren van processen:

• Verantwoordelijk voor het ontwerp, de implementatie en het onderhoud van processen rond licensing en certificeringsprocessen, naadloos aansluitend op de operationele planning en trainingstrajecten.
• Het zorgen voor sluitende dataflows zodat alle betrokkenen altijd toegang hebben tot accurate en actuele informatie over licenties en certificaties

Het bevorderen van samenwerking en toezien op het naleven van de geldende regelgeving:

• Het opbouwen van uitgebreide kennis van de geldende nationale en internationale regelgeving omtrent licenties, certificeringen en competentie-assessments en nauw samenwerken met compliance-afdelingen en externe toezichthoudenden instanties. Deze samenwerking is essentieel om ervoor te zorgen dat er geen discrepanties zijn tussen operationele vereisten en wettelijke verplichtingen.
• Het fungeren als het aanspreekpunt voor de nationale toezichthoudende instantie (Competent Licensing Authority), en erop toezien dat de betrokken afdelingen altijd voorbereid zijn op audits.

Het vertalen van regelgeving naar operationele plannen:

• Het vertalen van de complexe regelgeving rond licenties en certificeringen naar praktische en werkbare plannen binnen de operationele context.
• Het ontwikkelen en actualiseren van het Unit Competency Scheme (UCS) en zorgen voor de integratie in de dagelijkse werkmethoden zodat licentiehouders voldoen aan zowel wettelijke als organisatorische eisen.
• Het toezicht houden op het up-to-date houden van interne reglementen in samenwerking met juridische teams, HR, trainingverantwoordelijken en het (hoger) management.

Het optimaliseren en automatiseren van administratieve processen:

• Het voortdurend streven naar optimalisatie en automatisering van de administratieve processen die gerelateerd zijn aan licensing en certificering.
• Het leveren van input voor optimalisatie- en automatiseringsinitiatieven, om doorlooptijden te minimaliseren en fouten te reduceren, met behoud van veiligheid en compliance.

Het fungeren als centraal aanspreekpunt voor coördinatie en communicatie:

• Het fungeren als het centrale aanspreekpunt voor zowel interne als externe partijen betreffende licenties, certificaties en kwalificaties.
• Het zorgen voor een duidelijk en up-to-date overzicht van de status van licenties en certificaten, en kennis uitdragen naar licentiehouders.
• Het actief netwerken en deelnemen aan fora om op de hoogte te blijven van best practices en verbeteringen